ORION Invoice Flow: skrotí príjem dokladov a zabezpečí ich archiváciu

Riešenie pre príjem všetkých dokladov čisto v elektronickej podobe. Umožňuje prijímať obchodné a logistické doklady vo všetkých elektronických formátoch vrátane digitalizovanej kópie papierových dokladov. Ponúka schopnosť evidovať ich elektronicky, zdieľať príslušným užívateľom a archivovať, čím sa zjednotí a sprehľadní ich agenda pre užívateľov.

Súčasťou je nastavenie workflow podľa potreby zákazníka. Obeh dokumentov a ich distribúciu na definované roly a užívateľov možno nastaviť tak, aby bola v každom okamihu jasná zodpovednosť, kto faktúru či iný doklad má na starosti a v akej fáze procesu sa práve nachádza. Využitím týchto postupov dôjde k zrýchleniu toku dokladov a predchádzaniu prípadných zdržaní v ich ďalšom spracovaní.

S čím Vám ORION Invoice Flow pomôže: 

  • Elektronická správa všetkých prichádzajúcich dokladov (vrátane digitalizovanej kópie papierových dokladov) v jedinom riešení.
  • Flexibilné nastavenie schvaľovacieho workflow = jasná zodpovednosť za konkrétny doklad.
  • Zodpovedná osoba dostane e-mailovú notifikáciu s upozornením na doklad na schválenie.
  • Archivácia dokladov podľa platnej legislatívy.
  • Správa užívateľov (množstvo je voliteľné) a ich rolí.

Ako elegantne vyriešiť príjem dokladov pomocou ORION Invoice Flow

Ide o riešenie formou služby (SaaS), ktoré využíva konsolidačné a clearingové centrum ORION®. Integrácia so systémom prebieha podobne ako pri ORION EDI

Toto nadstavbové riešenie je vhodné predovšetkým pre doklady, ktoré nemožno schvaľovať automaticky porovnaním so zodpovedajúcim dokladom. Typickým príkladom takých dokladov sú režijné faktúry. Tovarovú faktúru, ktorú treba iba porovnať s príjmovým dokladom, prípadne s objednávkou, je ideálne riešiť automaticky pomocou EDI

Príjem dokladov v ľubovoľnej podobe

ORION Invoice Flow zvládne príjem (prípadne konverziu) všetkých formátov dokladov. V ideálnom prípade, keď doklady posiela protistrana v štruktúrovanej podobe (EDI, ISDOC, IDOC), umožňuje ich načítanie priamo do informačného systému. 

V prípade, že ide o doklady zaslané e-mailom (typicky PDF), je pre takéto doklady nastavená zberná e-mailová schránka, z ktorej ORION® automaticky doklady vyberá a načíta do príslušného denníka dokladov. Pri daňovo uznateľných dokladoch je potom možné, aby aplikácia overila platnosť elektronického podpisu. 

Ak príde doklad poštou alebo napríklad s tovarom, možno ho naskenovať a do príslušného denníka dokladov ho pridať ručne.

S ORION Invoice Flow už nebudete musieť: 

  • spracovávať a evidovať žiadne papierové doklady
  • ukladať prílohy e-mailov
  • prehľadávať šanóny či súborové úložiská

Jednoduchá práca s dokladmi

ORION Invoice Flow umožňuje prehľadnú správu dokladov. Eviduje vybrané údaje o prijatých dokladoch (metadáta), vďaka čomu možno doklady jednoducho filtrovať podľa vybraných kritérií, vytvárať si vlastné prehľady, atď. 

Flexibilné nastavenie schvaľovacieho workflow (procesu) nad dokladmi priraďuje jasnú zodpovednosť za schválenie. Umožňuje nastavenie rôznych schvaľovacích procesov pre rôznych odosielateľov alebo rôzne typy dokladov. Doklady možno jednoducho priradiť na schválenie kompetentným zamestnancom, ktorí sú na to upozornení e-mailovou notifikáciou.

V prípade že treba daný doklad doplniť o ďalšie informácie, ktoré napríklad potrebuje nadriadený na správne priradenie faktúry nákladovému stredisku, ľahko doplníte dokladu komentár, podľa ktorého možno opäť faktúru spätne nájsť. 

Dôveryhodná archivácia dokladov a bezpečnosť

Doklady sú bezpečne archivované v dôveryhodnom archíve, ktorý zabezpečuje dodržiavanie zákonných lehôt pre zachovanie ich nemennosti, autenticity a ochranu pred ich stratou alebo neoprávneným prístupom. 

Už žiadne dohľadávanie dokladov v temných zákutiach firemného archívu.


CCV Informačné systémy získalo certifikáciu ISO 27001 na systém manažmentu bezpečnosti informácií. Stalo sa tak prvým a zároveň aktuálne jediným česko-slovenským EDI poskytovateľom a konsolidátorom elektronickej fakturácie s touto garanciou bezpečnosti nakladania s elektronickými dokumentmi. Nezávislé overenie a certifikácia prebehli prostredníctvom renomovanej certifikačnej autority TÜV SÜD.


Viac o IT bezpečnosti nájdete v článku: "ORION EDI potvrdzuje bezpečnosť miliónov transakcií – získal certifikáciu ISO 27001"